Nextcloud für Vereine, Firmen oder Arbeitsgruppen

Sollten alle dieselben Zugangsdaten verwenden?

Nein, alle Mitglieder sollten eigene Benutzerkonten erhalten. Das Teilen eines einzigen Kontos birgt mehrere Probleme:

• Keine Nachverfolgbarkeit von Änderungen (wer hat welche Datei bearbeitet oder gelöscht?).
• Sicherheit: Wenn Zugangsdaten bekannt werden, könnten unbefugte Personen auf alle Daten zugreifen.
• Einschränkung der Funktionen: Individuelle Rechte und Freigaben sind nicht möglich.

Best Practices für die Teamarbeit in Nextcloud:

1. Benutzerkonten anlegen:

• Jeder Benutzer erhält ein eigenes Konto mit persönlichem Benutzernamen und Passwort.

• Konten können über das Nextcloud-Admin-Dashboard eingerichtet werden.

2. Gemeinsame Ordner für das Team:

• Erstelle in der Nextcloud einen Team-Ordner (z. B. „Vereinsdokumente“).

• Diesen Ordner kannst du dann mit allen Teammitgliedern teilen.

• Freigaben können individuell angepasst werden:

• Lese- und Schreibrechte.

• Nur-Leserechte für sensible Daten.

3. Vermeide Redundanzen:

• Arbeitet immer innerhalb der gemeinsamen Ordnerstruktur.

• Individuelle Dateien außerhalb der Team-Ordner sollten nur für persönliche Notizen genutzt werden.

4. Aktivitäten verfolgen:

• Über die Aktivitäten-App in Nextcloud kannst du nachvollziehen, wer welche Änderungen vorgenommen hat.

Lösung:

• Arbeiten im gemeinsamen Ordner:

• Stelle sicher, dass der Benutzer Zugriff auf den richtigen Team-Ordner hat.

• Erkläre den Mitgliedern, dass alle Änderungen direkt in diesem Ordner vorgenommen werden sollen.

• Synchronisation aktivieren:

• Die Nutzung des Nextcloud Desktop-Clients sorgt dafür, dass Änderungen direkt in der Cloud gespeichert werden.

• Stelle sicher, dass die Team-Ordner auch im Desktop-Client korrekt synchronisiert sind.

• Rechte überprüfen:

• Gehe in den Admin-Bereich und überprüfe, ob der Benutzer Schreibrechte für den gemeinsamen Ordner hat.

• Duplikate vermeiden:

• Weise Benutzer darauf hin, dass das Kopieren von Dateien auf private Ordner unnötig ist.

• Falls nötig, führe regelmäßige Schulungen oder Anleitungen zur korrekten Nutzung durch.

Empfehlungen:

1. Struktur aufsetzen:

• Lege eine klare Ordnerstruktur fest, die alle Mitglieder verwenden (z. B. „Projekte“, „Mitgliedsdaten“, „Vorlagen“).

• Teile diese Struktur mit dem gesamten Team.

2. Rollen und Rechte festlegen:

• Als Admin kannst du festlegen, wer welche Rechte in welchem Ordner hat.

• Beispiel: Vorstand hat Schreibrechte, Mitglieder haben Leserechte.

3. Schulung und Anleitung:

• Organisiere eine kurze Einführung für das Team.

• Stelle sicher, dass jeder weiß, wie man Dateien hochlädt, bearbeitet und teilt.

4. Kommunikation:

• Erkläre dem Team, warum es wichtig ist, im gemeinsamen Ordner zu arbeiten, und wie individuelle Kopien zu Problemen führen können.

Freigabearten

1. Mit anderen Benutzern oder Gruppen:

• Dateien oder Ordner können direkt mit anderen Nextcloud-Benutzern oder Gruppen geteilt werden.

• Dazu im Nextcloud-Interface auf das Teilen-Symbol klicken und den Namen des Benutzers oder der Gruppe eingeben.

2. Öffentliche Links:

• Für externe Personen kannst du einen Freigabelink erstellen.

• Optional:

• Passwortschutz hinzufügen.

• Ablaufdatum setzen.

• Schreib- oder Leserechte anpassen.

3. E-Mail-Freigabe:

• Dateien oder Ordner direkt an eine E-Mail-Adresse senden.

Rechteverwaltung

Beim Teilen kannst du folgende Rechte festlegen:

• Nur lesen: Der Empfänger kann die Datei ansehen, aber nicht bearbeiten.

• Bearbeiten: Der Empfänger darf Dateien bearbeiten oder hinzufügen.

• Teilen erlauben: Der Empfänger darf die Datei oder den Ordner selbst weiter teilen.

• Hochladen ausschließlich: Nützlich für Sammelordner, in denen Personen Dateien hinzufügen können, ohne die Inhalte zu sehen.

• Lade die Nextcloud-App aus dem App Store (iOS) oder Google Play Store (Android) herunter.

• Öffne die App und gib cloud.csp24.com als Serveradresse ein.

• Melde dich mit deinen Zugangsdaten an.

Verbinden mit dem Nextcloud-Server

Nach der Installation der App musst du dich mit deinem Nextcloud-Server verbinden.

1. Öffne die Nextcloud-App.

2. Gib die URL deines Nextcloud-Servers ein (z. B. https://deinserver.de/nextcloud).

3. Melde dich mit deinem Benutzernamen und Passwort an.

• Lade den Nextcloud Desktop-Client herunter (verfügbar für Windows, macOS und Linux) von nextcloud.com.

• Installiere den Client und richte die Synchronisation mit deinem Konto ein.

• Wähle die Ordner aus, die du synchronisieren möchtest.